Caos appuntamenti e ritardo nei pagamenti? Ecco come gestire la segreteria di uno studio dentistico
Quando un paziente entra nel tuo studio, la segretaria è la prima persona con la quale entra in relazione, che quindi svolge un ruolo fondamentale nel dare la giusta impressione generale.
Questa figura, o lo staff di segreteria (in caso di studi dentistici più grandi o di cliniche) non si occupa solo di accogliere le persone e di rispondere al telefono, ma anche di gestire lo studio dentistico e tutta una serie di attività fondamentali che richiedono professionalità, esperienza, e gli strumenti giusti.
Ma quali sono gli aspetti che è possibile migliorare e come gestire la segreteria di uno studio dentistico per far in modo che tutto funzioni alla perfezione? Ecco qualche suggerimento utile.
Le funzioni della segreteria di uno studio dentistico
La segreteria di uno studio medico in genere, così come in quello dentistico, svolge funzioni di organizzazione, controllo, amministrazione e relazione.
Tra le varie attività dello studio delle quali si occupa, infatti, troviamo:
- Guidare il paziente nel “protocollo” della prima visita, compresa la parte relativa alla documentazione.
- Accompagnare il paziente in tutto il suo piano cure, sviluppando una vera relazione che faccia sentire il paziente come “a casa”;
- Gestire la sala d’aspetto, risolvendo anche eventuali controversie e malumori.
- Gestire gli appuntamenti in agenda, fissando le visite, ricordare gli appuntamenti ai pazienti e convocarli per i controlli periodici.
- Gestire le richieste e le offerte dei fornitori o degli istituti bancari.
- Gestire la parte contabile. Emettere fatture, effettuare i bonifici ai dipendenti e ai fornitori, presentare e acquisire nuovi preventivi.
5 consigli per migliorare la gestione dello studio dentistico
Come abbiamo visto, sono diverse le attività che la segretaria o lo staff devono gestire e sono tutte molto importanti per garantire il coordinamento dei vari aspetti dello studio che, se ben organizzato, ottimizza i risultati sia economici che clinici.
Ecco i consigli da seguire su come organizzare uno studio dentistico al meglio:
- Gestire in modo sistematico gli appuntamenti
All’interno di uno studio odontoiatrico gli appuntamenti mancati, possono generare diversi effetti negativi per lo studio, soprattutto dal punto di vista economico. D’altronde una poltrona vuota corrisponde a un mancato incasso, quindi mancato recupero dei costi fissi. Al contrario un’agenda troppo “fitta” genera caos e non permette di lavorare in condizioni ottimali.
- Essere costante nella comunicazione
Capita che i pazienti si allontanino a causa di una mancanza di comunicazione da parte dello studio, ovvero di un contatto costante e personalizzato. Il rapporto con il paziente, invece, deve essere curato dopo aver inviato il preventivo, durante, ma anche una volta terminato il ciclo di cura.
- Non far accumulare i pagamenti in sospeso
Come in tutte le professioni, succede di avere problemi con pagamenti in sospeso. La situazione diventa difficile se questi cominciano a crescere di numero e lo studio non può fare nulla per intervenire prontamente.
- Migliorare la gestione del personale
La gestione del personale nello studio dentistico è fondamentale, perché permette di non dover affrontare confusione, sia a livello amministrativo che contabile. Basti pensare al piano ferie, alle buste paga e così via.
- Ottimizzare la gestione dei pazienti
È molto utile archiviare in modo ordinato e preciso tutte le informazioni relative ad ogni paziente, così da poterle reperire velocemente ed evitare smarrimenti e/o errori.
Di quali strumenti avvalersi per ottimizzare il lavoro della segreteria?
Oltre a lavorare per migliorare la relazione dentista-paziente, abbiamo visto quanto è necessario ottimizzare la gestione di molti aspetti organizzativi.
Per farlo, è necessario puntare su doti umane e professionali, ma anche avvalersi di uno strumento oggi imprescindibile: un software gestionale. La sua tecnologia sofisticata lo rende uno strumento personalizzabile e automatico allo stesso tempo, in grado di assolvere a diverse funzioni:
- Avvalersi dell’agenda digitale. Permette di migliorare nettamente la gestione dell’agenda nello studio dentistico, programmare gli appuntamenti con criterio e avere sempre tutto sotto controllo, abbandonando il caos di carta e penna.
- Utilizzare WhatsApp per inviare promemoria degli appuntamenti, scadenze di pagamento e altre comunicazioni di servizio (come la chiusura dello studio per ferie).
- Inviare promemoria automatici tramite SMS sia per gli appuntamenti che per i pagamenti.
- Programmare e-mail personalizzate specifiche per un gruppo di pazienti e promuovere iniziative, novità, messaggi di auguri e così via.
- Memorizzare dati anagraficie cartella clinica dei pazienti. Disporre di una scheda digitale dei pazienti consente di avere sempre a portata di mano tutti i suoi dati anagrafici, clinici e contabili, tutti dati sensibili che è anche necessario conservare e proteggere a norma di legge.
- Gestire la contabilità e la fatturazione. Monitorare i movimenti economici e finanziari è essenziale per gestire lo studio dentistico dal punto di vista contabile. Inoltre, è utile avvalersi di uno strumento che semplifica il processo di fatturazione elettronica.
- Compilare preventivi inserendo le assicurazioni.
Tutte queste funzionalità permettono di ottimizzare i tempi nello studio dentistico, gestire la segreteria dello studio dentistico nel migliore dei modi, così come la relazione e la comunicazione con i pazienti, per tenere sotto controllo tutti gli aspetti medici e contabili.
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