Come gestire la segreteria di uno studio dentistico in modo impeccabile

25 Agosto 2021
25 Agosto 2021 Stefano Spinelli

Caos appuntamenti e ritardo nei pagamenti? Ecco come gestire la segreteria di uno studio dentistico

Quando un paziente entra nel tuo studio, la segretaria è la prima persona con la quale entra in relazione, che quindi svolge un ruolo fondamentale nel dare una buona impressione generale.

Questa figura, o lo staff di segreteria (in caso di studi dentistici più grandi o di cliniche) non si occupa poi solo di accogliere le persone e di rispondere al telefono, ma gestisce tutta una serie di attività fondamentali che richiedono professionalità, esperienza, ma anche gli strumenti giusti.

Andiamo allora a vedere come gestire la segreteria di uno studio dentistico per far in modo che tutto funzioni alla perfezione.

Le funzioni della segreteria di uno studio dentistico

La segreteria di uno studio medico in genere, così come in quello dentistico, svolge funzioni di organizzazione, controllo, amministrazione e relazione.

Tra le varie attività dello studio delle quali si occupa troviamo:

    • Guidare il paziente nel “protocollo” della prima visita, facendogli compilare carte, apporre firme.
    • Accompagnare” il paziente in tutto il suo piano cure, sviluppando e una vera “relazione” con la persona, ricordandosi dati personali o aneddoti che facciano sentire il paziente come “a casa”;
    • Gestire la sala d’aspetto, gestendo anche eventuali controversie e malumori.
    • Gestire gli appuntamenti in agenda, prendendo gli appuntamenti, convocando i pazienti per i controlli periodici, ricordare gli appuntamenti ai pazienti.
    • Gestire le richieste e le offerte dei fornitori o degli istituti bancari.
    • Gestire la parte contabile. Emettere fatture, effettuare i bonifici ai dipendenti e ai fornitori, presentare e acquisire nuovi preventivi.

3 consigli su come gestire la segreteria di uno studio dentistico

Come abbiamo visto sono diverse le attività che la segretaria o lo staff devono gestire e tutte molto importanti per garantire il coordinamento dei vari aspetti dello studio che, se ben organizzato, ottimizza i risultati sia economici che clinici.

Ecco tre consigli da seguire per una migliore gestione della segreteria:

  1. Gestire in modo sistematico gli appuntamenti. All’interno di uno studio odontoiatrico gli appuntamenti sono la vera e propria forza motrice di ogni attività, quindi, se mancati, possono generare diversi effetti negativi nello studio, soprattutto dal punto di vista economico. D’altronde una poltrona vuota corrisponde a un mancato incasso, quindi mancato recupero dei costi fissi. Al contrario un’agenda troppo “fitta” genera caos e non permette di lavorare in condizioni ottimali.
  2. Essere costante nella comunicazione. Capita che i pazienti si allontanino e questo a causa di una mancanza di vicinanza da parte dello studio, ovvero di contatto personalizzato. Il contatto, invece, deve esserci dopo aver inviato il preventivo, durante, ma anche dopo aver terminato il ciclo di cura.
  3. Non far accumulare i pagamenti in sospeso. Come in tutte le professioni, succede di avere problemi con pagamenti in sospeso. La situazione diventa difficile se questi cominciano a crescere di numero e lo studio non può fare nulla per intervenire prontamente.

Di quali strumenti avvalersi per ottimizzare il lavoro della segreteria?

Oltre a lavorare e migliorare la relazione dentista-paziente nel momento in cui si presenta a studio, abbiamo visto che è necessario ottimizzare la gestione di molti aspetti organizzativi.

Per farlo è necessario puntare su doti umane e professionalità, ma anche avvalersi di uno strumenti che oggi è imprescindibile: stiamo parlando del software gestionale che utilizza una tecnologia sofisticata tanto da riuscire ad essere personalizzabile e automatico allo stesso tempo, assolvendo a diverse funzioni:

  • Utilizzare WhatsApp per inviare promemoriadegli appuntamenti
  • Inviarepromemoria automatici tramite SMS (sia per gli appuntamenti che per i pagamenti).
  • Programmare e-mail personalizzate specifiche per un gruppo di pazienti.
  • Memorizzare dati anagrafici e cartella clinica dei pazienti.
  • Gestire la contabilità e la fatturazione.
  • Compilare preventivi inserendo le assicurazioni.

Tutte queste funzionalità permettono di ottimizzare i tempi nello studio dentistico, gestire nel migliore di modi la relazione e la comunicazione con i pazienti, e tenere sotto stretto controllo anche gli aspetti medici e contabili.

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