Organizzare il lavoro nello studio tramite il sistema di gestione documentale
Sebbene la parte clinica sia sicuramente la più importante all’interno di uno studio odontoiatrico, per avere successo è altrettanto fondamentale gestire in maniera precisa, affidabile e sicura tutti i documenti che riguardano pazienti, staff, professionista e conti economici.
Una buona gestione documentale di uno studio dentistico, infatti, fa la differenza. Questo perché il settore amministrativo segue di pari passo tutto il lavoro che viene svolto all’interno dello studio e, quindi, è molto importante capire come organizzare i documenti.
Ecco allora che entra in gioco il sistema di gestione documentale, il quale migliora tantissimo le performance dello studio odontoiatrico, grazie alla possibilità di tenere in ordine tutti i documenti, ricercarli in tempi brevi e digitalizzare tutto il cartaceo in modo da avere una banca dati a cui è molto semplice accedere.
Dalle schede pazienti fino ai bilanci, ecco come organizzare i documenti dello studio
Capire come organizzare i documenti in uno studio dentistico non è una cosa molto semplice, poiché si tratta di carte che riguardano tantissimi aspetti diversi del lavoro di un professionista della salute dentale.
Ad esempio, a ogni paziente sono associate una scheda anagrafica personalizzata e una cartella clinica nelle quali sono riportati sia tutti i dati personali, sia quelli riguardanti le cure effettuate, le terapie prescritte e le cure in programma ancora da svolgere.
Inoltre, anche il magazzino rappresenta una grande fonte di documenti tra bolle d’accompagnamento degli ordini e inventario di materiali e farmaci.
In più, il settore amministrativo, tra fatture e bilanci, contratti dello staff e rendicontazioni è pieno di atti dal valore legale che devono essere conservati in maniera sicura.
Questa è solo una piccola panoramica di tutti i documenti che sono presenti all’interno di uno studio dentistico, cui si aggiungono molto spesso consensi informati per le cure, storia di pagamenti dei clienti e tante altre informazioni fondamentali per il lavoro del professionista.
Ovviamente, questo archivio di dati deve essere a disposizione in ogni momento e accessibile nel modo più veloce possibile. Per ottenere ciò, è indispensabile affidarsi ad un sistema di gestione documentale che si è in grado di svolgere questo delicato compito di archivio.
Gestione documentale per dentisti: come organizzare i documenti con un software ad hoc
Com’è facile intuire, gestire tutta questa mole di documenti è davvero difficile, specialmente se cartacei; fortunatamente, grazie all’evoluzione del digitale che ha impattato anche nel settore sanitario, è possibile avere a disposizione un sistema di gestione documentale.
Questo permette di importare direttamente su un database tutti i documenti dello studio dentistico, dalla parte clinica fino a quella amministrativa.
Tramite digitalizzazione del cartaceo, quindi, sarà molto più semplice e rapido avere accesso a cartelle cliniche dei pazienti, gestione del magazzino, fatture e bilanci.
Come detto, tutti i documenti sono salvati su un database a cui è possibile accedere tramite pochi click del computer senza dover spendere tempo e risorse nella ricerca degli atti di cui si ha bisogno, sia all’interno dello studio che comodamente su qualsiasi dispositivo elettronico, grazie ai servizi in cloud.
Inoltre, grazie alla firma grafometrica che si basa sulla raccolta dei dati biometrici del firmatario, ogni documento avrà pieno valore legale e sarà garantita l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento.
Tutto ciò è davvero vantaggioso poiché, anzitutto, permette di eliminare il cartaceo dallo studio con risparmio di costi per i materiali e spazio, ma anche di ottenere una maggiore rapidità di ricerca delle informazioni e un ritorno di immagine molto importante per acquisire nuovi pazienti.
Con MediaLab semplifichi la gestione documentale del tuo studio dentistico
La gestione documentale nello studio dentistico è un’attività necessaria per organizzare tutto il lavoro del dentista e del suo staff, avere a disposizione tutte le informazioni di cui si ha bisogno in maniera immediata ed avere un ritorno d’immagine positivo nei confronti del paziente.
Per sfruttare al meglio le soluzioni digitali e organizzare i documenti, puoi scegliere di utilizzare ConfiDent di MediaLab: grazie al servizio aggiuntivo Zero Carta potrai eliminare tutti i documenti cartacei e passare totalmente al digitale, avendo a disposizione un database di informazioni a cui accedere in maniera istantanea.
Inoltre, grazie a MioTablet potrai compilare l’anagrafica e l’anamnesi dei pazienti direttamente sul dispositivo elettronico, creando documenti dal pieno valore legale, grazie alla firma digitale grafometrica.
Ora che sai quali sono i vantaggi di un sistema di gestione documentale nello studio dentistico, contattaci per avere maggiori informazioni sull’utilizzo di un software gestionale per dentisti.
