Fatture non pagate? Ecco i metodi migliori per fare il sollecito di pagamento ai pazienti
Quando si gestisce uno studio odontoiatrico, tenere in ordine i conti e avere un bilancio positivo è un fattore fondamentale che determina la differenza tra il successo e l’insuccesso.
Esistono molti fattori che possono condizionare le entrate di uno studio, ma i mancati pagamenti per le prestazioni effettuate sono sicuramente quello più importante, in grado di generare sia difficoltà finanziarie che imbarazzo, poiché non è facile gestire questioni così delicate con i pazienti, soprattutto se di lunga data.
Analizzando la situazione dal punto di vista economico, una fattura non pagata o una serie di prestazioni pagate a metà, generano un profitto negativo, poiché le spese sostenute per materiali, collaboratori, prestazioni e altri servizi non vengono ripagate e non c’è nessun guadagno.
Quindi, effettuare un sollecito di pagamento ai pazienti diventa un’attività necessaria, specialmente quando la fattura e le prestazioni sono state effettuate da molto tempo.
Se ti trovi spesso ad affrontare queste situazioni, ti sarà quindi utile sapere come fare un sollecito di pagamento in modo discreto e tecnologico.
Il peso degli insoluti sull’attività dello studio dentistico
Prima di vedere come fare un sollecito di pagamento è necessario andare a vedere cosa si intende per insoluto. In linea di massima, questo termine indica quando si crea una situazione debitoria da parte del paziente nei confronti del medico dentista.
Insomma, a fronte di una prestazione effettuata dallo studio, il paziente non ha provveduto al pagamento di tutto l’importo, o di una parte del totale.
Come è facile intuire, si tratta di una situazione piuttosto spiacevole che crea diversi problemi nella gestione dell’attività.
Non si deve considerare, infatti, solo la singola prestazione del dentista, ma tutti gli strumenti utilizzati durante il trattamento, come i materiali presenti in magazzino e precedentemente acquistati, eventuali indagini radiologiche effettuare direttamente in studio e costo dei collaborati necessari a svolgere l’intervento.
Nel momento in cui il cliente decide di farsi fare un preventivo dal dentista, infatti, mette in moto un meccanismo che include, nel prezzo finale, tutte le spese anticipate dallo studio stesso.
Se queste spese non vengono ripagate, a quel punto si genera un bilancio negativo che può anche mettere in difficoltà l’attività professionale, specie quando gli insoluti di pagamento si accumulano e diventano molti.
Fondamentalmente, un insoluto causa un danno economico. Oltre al mancato guadagno per la prestazione, infatti, il dentista dovrà sostenere le spese di produzione (materiali, collaboratori) di tasca propria senza alcun rientro.
Come evitare il problema degli insoluti?
Un insoluto di pagamento è un problema serio per ogni attività commerciale o professionale poiché, come anticipato precedentemente, influisce in modo diretto sul bilancio finale.
Il metodo migliore, per evitare questa spiacevole situazione è quello di prevenirla, quindi di migliorare la gestione amministrativa.
Nello specifico, è possibile e consigliabile provvedere ad avere sempre:
- Dati anagrafici: la compilazione anagrafica, se scrupolosa e contenente dati personali come telefono e-mail, un recapito di emergenza per comunicazioni urgenti e un ampio numero di dati del paziente, permette di risalire al soggetto con facilità.
- Firma del preventivo: i preventivi per le cure odontoiatriche sono piuttosto variabili e possono andare da un costo minimo fino ad una spesa ingente. Perciò, quando il paziente decide di farsi fare un preventivo dal dentista, è necessario fornire tutti i dettagli completi e richiedere una sua firma.
- Controllo delle fatture: per evitare di “perdere” qualche pagamento, o di lasciar correre gli insoluti, è necessario avere un controllo periodico di tutti i dati amministrativi e burocratici.
Pensare di gestire tutti questi dati tra faldoni e pezzi di carta è molto difficile ma, fortunatamente, è possibile fare affidamento su un software gestionale odontoiatrico, che permette anche ai dentisti e al loro staff di tenere sotto controllo in maniera assoluta tutta la situazioni economica, valutando caso per caso i mancati pagamenti per, eventualmente, inviare un sollecito di pagamento ai pazienti.
Ecco come fare un sollecito di pagamento ai pazienti e avere i conti in ordine
Nonostante tutte le misure preventive, può capitare, per svariati motivi, che un paziente non assolva al pagamento di una prestazione.
Quando succede ciò, spesso, per questioni di pudore, il dentista aspetta che sia il cliente a farsi vivo. Questo, però, rappresenta un male per le casse dello studio e diventa necessario “andare a caccia” di quel mancato pagamento.
Se telefonate e e-mail non hanno avuto risposta, è possibile procedere con un sollecito dei pagamenti ai pazienti, attraverso vari strumenti.
Dal punto di vista legale, trattamenti e consulti odontoiatrici rappresentano un contratto semplice, siglato con la firma del preventivo.
Il sollecito dei pagamenti è una prima misura di ingiunzione che anticipa le vie legali, che spesso si rivelano lunghe e costose: questo può essere effettuato tramite una lettera di sollecito del pagamento insoluto da inviare tramite PEC o raccomandata A/R, in modo da essere sicuro della ricezione da parte del destinatario.
A tal proposito, come accennato, avere un’anagrafica completa permette di accedere a dati come indirizzo di domicilio e indirizzo e-mail. Inoltre, un preventivo firmato e un registro degli accessi rappresentano una prova inconfutabile della prestazione fornita.
Inoltre, avere un quadro completo di tutta la situazione economica e del bilancio di uno studio dentistico sempre a disposizione, permette al dentista di sapere in maniera immediata quali sono i pazienti che presentano un insoluto di pagamento e a quanto ammonta questa cifra.
A questo punto, se il cliente si rifiuta di ottemperare al pagamento si può procedere con un decreto ingiuntivo tramite assistenza legale.
Software per dentisti: la soluzione migliore per la gestione amministrativa
Ora che abbiamo visto come fare un sollecito di pagamento e quali sono le misure preventive per evitare insoluti, vediamo in che modo è possibile organizzare lo studio in modo da non avere brutte sorprese.
Come già sottolineato, la raccolta dei dati anagrafici, così come la gestione amministrativa e delle fatture sono elementi fondamentali per il successo di uno studio. Ma come gestire tutti questi dati e documenti? Grazie a un software gestionale come Confident di MediaLab.
Grazie a questo programma, infatti, è possibile gestire perfettamente e tramite pochi click tutta l’anagrafica del paziente, gli appuntamenti, stilare preventivi, piani di trattamento e avere sempre sotto controllo tutte le fatture.
Inoltre, grazie ai servizi aggiuntivi, lo studio può disporre di fatturazione elettronica, firma digitale e messaggistica personalizzata, attraverso la quale comunicare eventuali inadempienze.
Ora che conosci i metodi di sollecito dei pagamenti ai pazienti e i vantaggi che offre un software gestionale, contattaci per avere maggiori informazioni sull’utilizzo di Confident per dentisti.
